Je travaille efficacement avec Outlook
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Formation créée le 11/09/2024. Dernière mise à jour le 12/11/2024.
Version du programme : 1
Programme de la formation
Contexte : Dans un environnement professionnel de plus en plus exigeant, où les priorités s’accumulent et où les échanges sont souvent nombreux et rapides, la gestion du temps, l'optimisation des échanges et l'organisation des tâches deviennent un enjeu crucial pour maintenir la productivité et éviter la surcharge. Face à la multiplication des e-mails, des réunions et des projets à coordonner, il est essentiel d’adopter des outils efficaces pour structurer son travail au quotidien. Outlook, en tant que solution centralisée, joue un rôle clé dans cette organisation, en permettant une gestion fluide des messages, des calendriers et des tâches, indispensable pour une performance optimale. Cette formation est conçue pour permettre aux utilisateurs de maîtriser les fonctionnalités essentielles d'Outlook. En une journée, vous apprendrez à organiser et gérer vos emails, optimiser l'utilisation de votre calendrier et planifier vos tâches pour améliorer votre productivité. Ce programme pratique vise à fournir les compétences nécessaires pour tirer le meilleur parti des outils d'Outlook, vous aidant ainsi à travailler de manière plus efficace et structurée. https://support.microsoft.com/fr-fr/office/t%C3%A2ches-de-base-dans-outlook-192eb102-2ee2-4049-b7f5-aa0eb4231fbb
Objectifs de la formation
- Organiser et gérer efficacement sa messagerie électronique
- Utiliser et partager le calendrier Outlook
- Planifier et suivre les tâches à réaliser
- Personnaliser Outlook pour optimiser son utilisation
Profil des bénéficiaires
- Utilisateurs d’Outlook dans un environnement professionnel
- Disposer d’un ordinateur et avoir accès au logiciel Outlook
Contenu de la formation
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Séquence 1 : Introduction à la Messagerie Électronique Outlook (1h30)
- Tour de table, questionnaire de positionnement et présentation de la formation
- Principe de la messagerie électronique : présentation des fonctionnalités de base
- Créer et envoyer un message : rédaction, ajout d'un sujet et d'une signature
- Consulter sa boîte de réception : répondre, faire suivre, supprimer des messages
- Joindre un fichier à un message
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Séquence 2 : Personnalisation d’Outlook à Son Activité (2h00)
- Personnaliser le ruban, les affichages, les favoris
- Définir des champs, des catégories, des indicateurs
- Créer des modèles : mails types, réponses automatiques en cas d'absence
- Exercice Pratique : Gestion de la Messagerie
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Séquence 3 : Traitement Efficace des Mails (1h00)
- Concevoir des règles pour filtrer et classer automatiquement
- Exploiter les indicateurs de suivi et les outils de recherche
- Définir des échéances et mettre en place des rappels
- Créer et organiser des dossiers
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Séquence 4 : Organisation du Travail Collaboratif (2h30)
- Créer et catégoriser ses propres contacts et listes de distribution
- Gestion du calendrier : options d'affichage, partage
- Planification de rendez-vous ou d'événements ponctuels (réunion)
- Créer un calendrier de groupe (renommer et supprimer un calendrier de groupe)
- Gestion des tâches à réaliser : créer, affecter à un collaborateur, suivre
- Exercice Pratique : Gestion du Calendrier et des Tâches
- Synthèse de la formation- Test d'évaluation des compétences acquises- Mesure de la satisfaction à chaud.
Claire Laulan, directrice par intérim de Format Différence Sabine Zanatta, Adjointe de Direction, Chargée de la coordination des dispositifs de formation Amina Sénéchal et Karen Philipot Bédès, ingénieures pédagogiques, chargées de développement Mathilde Prabel et Claire Brugel assistants pédagogiques Référente handicap Amina Sénéchal Référente Qualité Claire Brugel Référente RGPD Sabine Zanatta Format Différence collabore avec une équipe de 120 formateurs externes experts dans leurs domaines d'intervention.
- Questionnaires des attentes sur la formation
- Questionnaire d'évaluation des compétences en début de formation et en fin de formation
- Evaluation à chaud de la satisfaction des apprenants
- Evaluation de la formation par le formateur
- Evaluation à froid (3 à 6 mois) des acquis de la formation par les apprenants
- Cette formation est basée sur les méthodes andragogiques, issues de la démarche inductive. Elle associe la mobilisation de concepts, des exercices d’application, des mises en situation, débats et confrontations.
- Ressources matérielles mises à disposition: paper board, ordinateurs portables, Ecran TV, tableau numérique, accès internet
- Toute autre ressource citée dans le programme
Qualité et satisfaction
Modalités de certification
- Validation des compétences attendues
- Questionnaires de validation des compétences