Préparer et animer efficacement une réunion (3 jours)

Formation créée le 05/06/2025.
Version du programme : 2

Type de formation

Formation présentielle

Durée de formation

21 heures (3 jours)

Accessibilité

Oui
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Préparer et animer efficacement une réunion (3 jours)


Contexte: La réunion est un véritable outil managérial et de communication apportant une réelle valeur ajoutée aux équipes quand elle est mobilisée de façon pertinente, préparée, animée efficacement et suivie d'effets. Toutefois, conduire efficacement une réunion ne s'improvise pas. Cela suppose de maitriser un certain nombre de principes, techniques, outils et méthodologies au vu du contexte, des participants et des objectifs fixés. Par conséquent, cette formation de type formation -action vise à gagner en efficacité en maîtrisant les fondamentaux, les étapes incontournables, les techniques de communication et en identifiant les risques et les écueils à éviter.

Objectifs de la formation

  • Identifier et mettre en oeuvre les différentes étapes de préparation d'une réunion
  • Appliquer les techniques d'animation de réunion
  • Utiliser des outils de communication adaptés
  • Animer une réunion
  • Clôturer et assurer le suivi d'une réunion
  • Gérer les situations difficiles en réunion
  • Affirmer son rôle d'animateur et créer une dynamique de groupe

Profil des bénéficiaires

Pour qui
  • Toute personne susceptible d'animer une réunion
Prérequis
  • Pas de pré-requis nécessaires

Contenu de la formation

JOUR 1 - Les fondamentaux (3h00)
  • Tour de table, questionnaire de positionnement et présentation de la formation
  • Les différents types de réunions et leurs objectifs
  • Les principales fonctions de la réunion
  • Rôles et posture de l'animateur
  • Les dynamiques de groupe
  • Identifier les rôles des participants
JOUR 1 - La préparation d'une réunion: une étape clé (4h00)
  • Les étapes de la préparation d'une réunion : Thème-Objectifs-Planification-Participants -Logistique-Communication
  • Exercice pratique: Simulation de préparation d'une réunion et rédaction d'un ordre du jour (En groupe les participants préparent une réunion fictive à partir d'un objectif spécifique)
JOUR 2: Les techniques et outils d'animation de réunion (5h00)
  • La gestion du temps et des échanges
  • Les techniques d'ouverture et de clôture d'une réunion
  • Les techniques de recentrage lorsque les discussions s’éloignent du sujet
  • Les techniques et outils pour favoriser la participation active
  • Animer en suscitant de l’intérêt : voix, regard, posture.
  • Comment réagir face aux situations difficiles ?
  • Les particularités des réunions à distance
JOUR 2: Soigner l'après -réunion (2h00)
  • La rédaction du compte rendu de réunion et les modalités de diffusion
  • Le suivi des actions et des décisions prises en réunion
JOUR 3- Mise en situation : préparer et animer une réunion (7h)
  • Simulation d'une réunion: Les participants préparent et simulent une réunion avec un animateur et différents types de participants.
  • Débriefing et réajustements avec le formateur
  • Bilan de la formation et évaluation des compétences acquises -Evaluation de la satisfaction

Équipe pédagogique

Claire Laulan, directrice de Format Différence Sabine Zanatta, Adjointe de Direction, Chargée de la coordination des dispositifs de formation Amina Sénéchal et Karen Philipot Bédès, ingénieures pédagogiques, chargées de développement Mathilde Prabel et Claire Brugel, assistantes pédagogiques Référente handicap Amina Sénéchal Référente Qualité Claire Brugel Référente RGPD Sabine Zanatta Chargée de communication Mathilde Prabel Format Différence collabore avec une équipe de 120 formateurs externes experts dans leurs domaines d'intervention.

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

  • Questionnaires des attentes sur la formation
  • Questionnaire d'évaluation des compétences en début de formation et en fin de formation
  • Evaluation à chaud de la satisfaction des apprenants
  • Evaluation de la formation par le formateur
  • Evaluation à froid (3 à 6 mois) des acquis de la formation par les apprenants

Ressources techniques et pédagogiques

  • Cette formation est basée sur les méthodes andragogiques, issues de la démarche inductive. Elle associe la mobilisation de concepts, des exercices d’application, des mises en situation, débats et confrontations.
  • Brainstorming collectif
  • Etude de cas
  • Analyses de scénarii
  • Jeux de rôle
  • Atelier collaboratif
  • Ressources matérielles mises à disposition: paper board, ordinateurs portables, Ecran TV, tableau numérique, accès internet

Qualité et satisfaction

Taux de satisfaction des apprenants à l'issue de la formation

Modalités de certification

Résultats attendus à l'issue de la formation
  • Adhésion des apprenants à la formation et aux différents exercices
Modalité d'obtention
  • Validation des compétences attendues en fin de formation

Capacité d'accueil

Entre 5 et 12 apprenants

Accessibilité

Les salles de formation ainsi que le parking de FORMAT DIFFERENCE sont accessibles aux personnes à mobilité réduite; notre référent handicap est à votre disposition: amina.senechal@formatdifference.org